Privatlivspolitik for foreningen DigiPippi
23.5.2018

DigiPippis dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Du kan til enhver tid bede om, at få slettet dine oplysninger eller om, at få dem udleveret.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

DigiPippi er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Eva Fog

Adresse: Robert Jacobsens Vej 77, sttv – 2300 KBH S

CVR: 36869070

Telefonnr.: 20215121

Mail: kontakt@digipippi.dk

Website: http://digipippi.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Nyhedsbrevstilmelding, private kunder, workshoptilmelding, medlemskab for barn og voksen samt oplysninger almene frivillige, kernefrivillige (rollemodeller) og teamledere

  1. Nyhedsbrevs tilmelding
    • Almene personoplysninger:
      • Navn, e-mail, tilmeldingsdato, ændringsdato, placering, foretrukne e-mail klient, sprogpræference, tilmeldingsgrundlag (webside, efter workshop, på messe, via e-mail o.l.)
  2. Private kunder (køb andre end workshopdeltagelse og medlemskab)
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, sociale medier, købsoplysninger, betalingsoplysninger, IP-adresse, købsstatistik
  3. Workshopdeltager
    • Almene personoplysninger for barnet
      • Navn, alder, placering, workshop
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse for barn:
      • Relevante diagnoser, navne på børn tilmeldt sammen med barnet, erfaringsgrundlag for f.eks. videofilmning, 3D, kodning o.a., billede og videotilladelse
    • Almene oplysninger for voksen
      • Navn, e-mail, telefonnummer, accept af yderligere kontakt/ nyhedsbrev, dato og tidspunkt for tilmelding
  4. Medlemsoplysninger barn:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, sociale medier, forældres navn, e-mail, telefonnummer, adresse, interesser
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • Relevante oplysninger om diagnoser, erfaringsgrundlag, navne på søskende, veninder og lignende relationer allerede tilmeldt, foto- og video tilladelse, etnisk baggrund, religiøs overbevisning, helbredsmæssige forhold
  5. Medlemsoplysninger voksen
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, sociale medier, arbejdsforhold, interesser, navne på børn tilmeldt, accept af nyhedsbrev
  6. Oplysning om almene frivillige (uden kontakt til børn)
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, landsdel, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, sociale medier, arbejdsforhold, interesser, kompetencer, tillidsposter, accept af nyhedsbrev
  7. Oplysning om kernefrivillige og teamledere (rollemodeller, med kontakt til børn)
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, sociale medier, arbejdsforhold, interesser, kompetencer, landsdel, interne opgaver, tillidsposter, bankoplysninger, accept af nyhedsbrev, foto og video tilladelse, tilladelse til offentliggørelse af profiloplysninger, certificeringsforløb, interne aktiviteter
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • CPR-nummer, børneattest, etnisk baggrund, religiøs overbevisning

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af nyhedsbrevstilmelding:
      • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
      • Administration af din relation til os

  2. Formål med behandling af kundedata (privat):
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder hvidvaskningsloven og bogføringsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
    • Foreningens kundehåndtering, herunder valg af digital markedsføring og nyhedsbreve

  3. Formål med behandling af workshops og medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

  1. Formål med behandling af oplysninger på frivillige og rollemodeller:
  • Håndtering af frivilliges og rollemodellers hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

For privatkunde:

  • Overholdelse af hvidvasknings- og bogføringsloven
  • Behandling af reklamationsretten
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

For andre:

  • Udøvelse af workshopaktivitet, herunder udfærdigelse af hold, dokumentation af deltagelse (certifikater), interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, indhenter vi samtykke fra en forælder eller værge.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med aktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante samarbejdspartnere i form af overordnet statistik. Vi videregiver ikke data, der kan identificere individet og anonymiserer individets oplysninger.

Der sker videregivelse af oplysninger om deltagere og medlemmer til rollemodeller og teamledere i relevant omfang i forbindelse med aktiviteter.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som tilmeldt nyhedsbrevet, workshopdeltager, medlem af foreningen, som ulønnet frivillig eller rollemodel eller som lønnet rollemodel:

  1. Privatkunde:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit køb og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. salgsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
  1. Nyhedsbrev:
  2. Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra tilmeldingens ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din afmelding.
  1. Medlemmer:
  2. Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede frivillige og rollemodeller:

  1. Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt

Lønnede frivillige og rollemodeller:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af foreningen DigiPippi.

  1. udgave, maj 2018.